Ein leeres Backlog ist kein gutes Zeichen

Auf der Rettungswache gibt es Nächte, in denen kein einziger Alarm kommt. Wer das zum ersten Mal erlebt, hält es für einen freien Abend. Wer länger dabei ist, weiß: Eine ruhige Nacht heißt nicht, dass nichts zu tun ist. Der Check zu Dienstbeginn ist gemacht, ob es ruhig wird oder nicht. Dann bleibt Zeit für das, was liegen geblieben ist: das Material auf Verfall prüfen, den letzten Einsatz nachbereiten. Dass keine Alarmierung kommt, sagt nur, dass gerade niemand ruft. Ob alles in Ordnung ist, sagt es nicht.

Im Team begegnet mir dieselbe Verwechslung, nur wird sie dort gefeiert. Das Product Backlog ist leer, alles sieht aufgeräumt aus, und irgendwer sagt im Sprint Review mit hörbarem Stolz, es sei nichts mehr offen. Ausgerechnet dort, wo das Product Backlog laut Scrum Guide angepasst werden kann. Das Schweigen danach ist selten Zustimmung. Oft kennt mindestens einer im Raum ein Thema, das nirgends steht. In einer Interviewstudie hatten 34 von 40 Befragten schon einmal ein wichtiges Anliegen nicht nach oben getragen.

Denn ein Backlog zeigt nur, was jemand aufgeschrieben hat. Es ist keine Messung dessen, was zu tun ist, sondern ein Abbild dessen, was ein Team bemerkt und sich zu notieren traut. Der Scrum Guide nennt das Product Backlog eine „emergente“ Liste: Sie entsteht fortlaufend und ist nicht einfach irgendwann fertig. Ist sie leer, gibt es zwei Erklärungen: Alles ist wirklich getan, oder es schreibt keiner mehr etwas hinein.

Wie weit beides auseinanderliegen kann, kennt man aus dem Gesundheitswesen. Berichtssysteme für kritische Ereignisse (CIRS) erfahren nur einen Bruchteil dessen, was tatsächlich passiert. Die Patientensicherheits-Organisationen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz schreiben deshalb ausdrücklich: Die Zahl der Berichte sagt etwas über die Meldebereitschaft, nicht über die Zahl der Ereignisse.

Was ein leeres Backlog verschweigt

Es sind meist drei Dinge, die unter den Tisch fallen. Das Unbequeme: die technischen Schulden, die jeder kennt und keiner einträgt, weil ein Ticket den, der es schreibt, zuständig macht, oder weil man gelernt hat, dass ein Ticket ohnehin liegen bleibt. Das Unfertige: die Idee, die noch zu klein für ein Ticket ist und deshalb im Gespräch bleibt, bis sie vergessen ist. Und das Stille: die Kleinigkeit, die Anwender hinnehmen, statt sie zu melden, und die deshalb nie bei dem ankommt, der sie ändern könnte.

Dass das kein Randphänomen ist, zeigt eine Befragung in der Onkologie: 70 Prozent der Ärztinnen, Ärzte und Pflegefachpersonen hatten schon einmal entschieden, Bedenken nicht zu äußern.

Ein leeres Backlog beweist nicht, dass nichts zu tun ist.

Aufschreiben ist deshalb ein Teil der Arbeit und nicht ihre Verwaltung. Wer aufhört, Dinge zu benennen, die noch nicht gut sind, läuft Gefahr, sie irgendwann nicht mehr zu sehen.

Was ich stattdessen frage

Wenn das Backlog leer ist, stelle ich in der Retro nicht die Frage, ob wir fertig sind. Ich frage: Was ist uns seit dem letzten Mal aufgefallen, auch Kleines oder Halbfertiges, das noch nirgends steht? Das verschiebt das Gespräch von der Erledigung zur Wahrnehmung. Zuerst schreibt jeder zwei, drei Minuten still für sich, dann wird reihum vorgelesen. So kommen die Stillen und die Neuen genauso zu Wort wie die Lauten. In meinen Teams liegt danach meist eine Handvoll Zettel auf dem Tisch, und die meisten Themen waren nicht neu, nur unausgesprochen. Es ist der Check zu Dienstbeginn: keine Bürokratie, sondern der Moment, in dem man nachsieht, statt anzunehmen.

Wer fragt, entscheidet mit

Dieselbe Frage kann öffnen oder verschließen, je nachdem, wer sie stellt. Wer als Führungskraft fragt und die Antworten danach bewertet oder verteilt, nach dem Prinzip „wer es sagt, macht es“, bringt die nächste Runde zum Schweigen. Schon Amy Edmondson beschrieb 1999 unter dem Begriff psychologische Sicherheit, dass Teams bei autoritärer oder strafender Führung zögern, Fehler offen anzusprechen.

Ich halte mich deshalb an drei Dinge. Ich nenne zuerst selbst einen unbequemen Punkt. In der Sammelphase wird nicht bewertet, Benennen und Übernehmen sind zwei getrennte Schritte. Und am Ende steht sichtbar, was aus den Zetteln geworden ist, denn wer erlebt, dass nichts passiert, hört auf zu melden. Das deckt sich mit dem Rat an Vorgesetzte im Gesundheitswesen, Anliegen sichtbar zu bearbeiten.

Maß halten

Dabei geht es nicht um ein möglichst langes Backlog. Entscheidend ist nicht die Zahl der Einträge, sondern was sich durch sie ändert. Ein Backlog, das nie abgetragen wird, ist genauso ein Warnzeichen. Was seit einem Jahr nicht drankommt, gehört meist gestrichen, das ist meine Faustregel, kein Gesetz. Eine Frage, die auf Peter Drucker zurückgeht, hilft dabei: Würden wir es heute neu anfangen? Löschen und Bemerken widersprechen sich nicht. Gestrichenes kann ins Archiv; wichtig ist nur, dass es vorher benannt wurde.

Es gibt auch Phasen, in denen wirklich nichts anliegt, dann ist ein leeres Backlog einfach ein ruhiger Dienst. Der Unterschied liegt darin, dass das Team es dann weiß, weil es nachgesehen hat, statt es nur zu hoffen.

Herzliche Grüße aus Rheinhessen

Sebastian Schäfer

Führungskraft in der IT, agiler Denker, Fotograf

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